Comment organiser un événement hybride ?

18 mars 2022
3 minutes

Créer un événement hybride offre de nouvelles opportunités dans l’événementiel. Et on ne vas pas se le cacher… il y a des avantages à choisir ce format : toucher un plus grand nombre de participants à des coûts plus raisonnables et lui permettre de perdurer dans le temps grâce à son bouton « Replay ». Découvrez, tout de suite, comment organiser un événement hybride.

Déterminer l’objectif de l’événement

Comme pour tout événement, il faut commencer par définir ses objectifs afin de bien cadrer le projet :

-Quelle est le but de l’événement ?

-Quelle est la cible ?

-Quelle est le budget prévu ?

-Quel est le message à faire passer ?

-Quel sera le format le plus approprié ?

-Qui sera présent physiquement et qui sera connecté ?

-Qu’est-ce que les participants devront retenir de l’événement ?

Ces informations permettront, ensuite, de trouver une ligne directrice pour organiser l’événement hybride.

Trouver le bon concept

Le temps moyen de concentration d’un adulte devant son écran est de 12 min. C’est là tout l’enjeu d’un événement hybride : donner envie au public de rester connecté jusqu’à la fin. L’internaute qui s’y connecte attend un concept fort et attractif : du rythme, de l’interaction, des prises de paroles et un présentateur qui anime. Pour cela, il faut trouver le juste milieu afin de satisfaire tous les participants. Une fois la ligne directrice du concept trouvée, il faut proposer des contenus originaux et inspirants qui susciteront l’intérêt de tous.

Choisir la bonne plateforme d’hébergement pour l’événement

Dans un événement hybride, le public en ligne et le public physique participent ensemble et en même temps à la même expérience. Aujourd’hui, les plateformes de diffusion sont nombreuses. Il ne faut pas se presser, car celles-ci peuvent aussi bien améliorer que gâcher l’événement. Le choix se fera en fonction des caractéristiques et des fonctionnalités, suivantes, proposées.

Le design

Avant tout, l’interface doit pouvoir présenter un univers digital graphique et sonore à l’image de l’événement. Elle doit assurer une expérience fluide et engageante. Les participants resteront plus longtemps si la navigation et l’interaction est facile d’utilisation. Il est important qu’elle soit responsive, pour que chaque utilisateur puissent se connecter à leur ordinateur, tablette ou smartphone.

La gestion

Certaines plateformes proposent la gestion de l’ensemble de l’événement, mais pas toutes. C’est-à-dire, qu’elles offrent en plus de l’hébergement, un site vitrine, un agenda, une gestion des inscriptions, le paiement, la gestion des speakers, les enquêtes de satisfaction ainsi que les replays. Cette option est un vrai plus pour l’organisation d’un événement hybride en amont et après le jour J.

L’interaction

Enfin, le plus important est de regarder ce que la plateforme propose comme fonctionnalités d’interactivité avec l’audience. Il faut créer un contact de proximité, un réel échange afin de capter l’attention du public. On retrouve les basiques comme le chat, le vote ou le quiz. D’autres interfaces cherchent à proposer des fonctionnalités plus originales, plus poussées, par exemple le matchmaking, le tableau blanc, etc.

Organiser l’événement hybride dans une salle adaptée

Le choix de la salle est primordial dans l’organisation d’un événement hybride. En plus d’être confortable et attractive pour les personnes présentes, elle doit assurer la diffusion en direct pour les invités virtuels. Pour cela, il y a deux solutions possibles :
– louer une salle et louer en plus le matériel audiovisuel qui sera à installer le jour J
– louer un espace avec l’équipement audiovisuel déjà intégré à l’intérieur.

La seconde option permet de ne pas avoir de mauvaise surprise (problème de disposition du matériel, équipements non adaptés à l’endroit…).

Au Connecteur, nous disposons de plusieurs salles destinées à recevoir ce genre d’événement. Chaque espace unique peut accueillir un petit ou grand groupe.

L’Auditorium

Idéal pour de grands événements !
La salle est équipée d’un matériel audiovisuel haut de gamme afin d’offrir le meilleur des streamings événementiels. Les concepts les plus fous sont réalisables dans l’Auditorium !

The Wall

Tout comme l’Auditorium, The Wall convient parfaitement pour un événement hybride. Cette salle de réunions VIP de 24 places, dispose de tout l’équipement audiovisuel nécessaire afin de proposer des visioconférences de qualité.

L’Amphithéâtre

Équipé pour les événements hybrides, l’Amphithéâtre est à la fois interactif et intimiste. Le lieu idéal pour vos conférences de presse, tables rondes, présentations animées…

Un responsable audiovisuel à disposition

Afin que l’événement se déroule au mieux, au Connecteur, Romain Berdoulay, responsable audiovisuel veille au bon fonctionnement des outils techniques, conseille et accompagne les clients jusqu’au jour J. Un vrai plus pour assurer la réussite de l’événement.

Sans oublier la partie post-event

La partie post event est aussi importante que le jour J. En effet, l’avantage de l’événement hybride est qu’il perdure dans le temps. Les absents pourront y participer tôt ou tard.

Replay et nouveaux contenus

En fonction des objectifs de l’événement, il est intéressant de créer du contenu suite aux interactions virtuels et physiques faites le jour J. L’événement étant enregistré, le contenu sera d’autant plus vrai. Les discussions spontanées offrent des moments qui peuvent, parfois, devenir viraux.

Statistiques

Certaines plateformes proposent des questionnaires de satisfaction et donnent accès à des statistiques sur l’audience. Cette option est intéressante pour la suite des projets événementiels. En effet, elle permet d’obtenir des informations afin d’améliorer les prochains événements hybrides.

Vous êtes intéressé par l’une de nos salles ? Envoyez-nous un mail à evenementiel@leconnecteur-biarritz.fr

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    OUINON
    Melanie MEYER
    Melanie MEYER