Un séminaire responsable ne se joue ni sur les gourdes ni sur le tri. Il se joue sur trois décisions prises très tôt, souvent sans y prêter attention : le déplacement de vos équipes, le nombre de lieux à visiter, et le carnet d’adresses dans lequel vous piochez les prestataires. Ces trois choix écrivent l’essentiel du bilan. Tout ce qui vient après relève de l’intention.
Au sommaire
- Le bilan s’écrit en janvier
- Un séminaire responsable, au fond, c’est quoi ?
- Décision 1. La carte des départs avant la carte de France
- Décision 2. Ce que le lieu porte déjà
- Décision 3. Le carnet d’adresses
- Ce qu’il reste à trancher
- Questions fréquentes
Le bilan s’écrit en janvier
Le brief arrive au retour des vacances. Cent quatre-vingts personnes, une journée pleine, un lieu qui sorte de l’ordinaire, un budget qui tient. Vous listez des destinations, vous comparez trois sites, vous calez un rétroplanning. Quelque part entre la troisième et la quatrième réunion, quelqu’un demande si on ne pourrait pas faire ça de façon un peu plus responsable. Tout le monde acquiesce. On note l’idée, on y reviendra.
On y revient en mai, quand tout est signé. Il reste alors les gourdes, le tri et un mot du directeur sur l’engagement de l’entreprise. Le bilan de la journée, lui, s’est écrit en janvier.
L’ADEME le dit sans détour sur son site de la communication responsable : « les déplacements des participants et spectateurs représentent souvent le poste d’émission de CO2 le plus conséquent ». Prenez un peu de recul sur n’importe quel séminaire et vous ne verrez plus qu’une chose, des kilomètres. Ceux de vos participants. Ceux du matériel qu’il faut faire venir. Ceux des prestataires qui montent, servent, animent, puis repartent.
Trois flux, donc trois décisions. Elles se prennent avant le cahier des charges, et c’est exactement pour cette raison qu’on les prend mal.
Un séminaire responsable, au fond, c’est quoi ?
Un séminaire dont vous avez réduit l’impact là où il est réel, puis mesuré ce qui restait. C’est le sens de la norme ISO 20121, révisée en 2024, qui encadre le management responsable des événements : identifier les postes qui pèsent, agir dessus, rendre compte.
Ce n’est donc pas renoncer à un beau lieu ni à un moment fort pour vos équipes. Un séminaire terne n’a jamais fait avancer personne, et personne ne vous demande de choisir entre les deux. Ce n’est pas davantage aligner des gestes visibles qui laissent le gros du bilan intact : le tri sélectif rassure, il ne compense pas trois cents allers-retours en avion. Quant à la compensation carbone, elle traite le résidu. Elle n’a jamais remplacé une décision prise à temps.
Deux entreprises peuvent tenir exactement le même discours et repartir avec des bilans qui n’ont rien à voir. La différence tient à trois ou quatre arbitrages faits pendant le cadrage.
Décision 1. La carte des départs avant la carte de France
Commençons par l’ordre de grandeur, il vaut la peine d’être posé noir sur blanc. Par voyageur et par kilomètre, un trajet en TGV émet 3,5 g de CO2e selon la note méthodologique GES 2025 de SNCF. La voiture en émet 89 avec 2,2 personnes à bord, l’avion court-courrier 125, d’après la Base Empreinte de l’ADEME 2024.
Un facteur vingt-cinq sépare le train de la voiture. Aucune autre décision de votre journée n’a cette amplitude, et c’est celle qu’on prend le plus vite.
D’où une habitude à prendre, presque triviale et pourtant rare : ouvrir la liste des participants avant celle des destinations. Où vivent-ils, d’où partent-ils, combien d’entre eux peuvent monter dans un train ? La question paraît terre à terre. Elle décide pourtant de plus de choses que tout le reste de votre cahier des charges.
Biarritz s’en sort bien à ce jeu. La gare TGV est en ville et Paris est à 4 h. Nous avons consacré un article entier à l’accessibilité du territoire, « Séminaire au Pays basque : pas besoin d’aller au bout du monde », et il vous en dira plus que ce paragraphe.
Reste le dernier kilomètre, celui qu’on néglige toujours. Ici, il porte bien son nom : la gare se trouve à cinq minutes du Connecteur. Sur une distance pareille, le mode de transport ne pèse presque plus, que vos participants arrivent en navette, en taxi ou en voiture. Ce que vous y gagnez, c’est surtout du temps et du calme, un matin où cent quatre-vingts personnes convergent en une heure.
Décision 2. Ce que le lieu porte déjà
Le deuxième flux est plus discret, parce qu’il ne concerne pas des personnes mais des caisses, des câbles et des camions. Son principe tient en une phrase : ce qui est déjà sur place ne roule pas.
Commencez par compter les adresses. Une journée éclatée sur deux ou trois sites vous coûte des navettes, un transport de matériel en double et une bonne heure de flottement pour vos participants. À l’inverse, une journée qui tient à un seul endroit se déroule sans transfert et se pilote depuis un seul point. Au Connecteur, la plénière, les ateliers, les pauses, le déjeuner et les temps informels se répartissent sur 8 300 m² : l’atrium accueille jusqu’à 360 personnes, l’auditorium 303, l’amphithéâtre 90, le forum 150, le rooftop 100, et nos nombreuses salles de réunion permettent de découper la journée.
Vient ensuite la technique, et c’est souvent la bonne surprise. Un écran de 31,68 m² équipe l’auditorium, la sonorisation, la régie, la signalétique et les écrans de diffusion sont installés à demeure, et un responsable technique à temps plein travaille ici toute l’année. Vous ne louez rien, vous n’acheminez rien, vous ne rendez rien le lendemain matin. Chaque camion qui ne vient pas est une ligne de moins dans votre bilan et une inquiétude de moins la veille.
Le bâtiment lui-même suit la même règle depuis sa création : produire plus, consommer moins. Plus de 1 400 m² de panneaux photovoltaïques et une chaudière à cogénération produisent 200 000 kWh. Côté consommation, une gestion technique centralisée règle l’éclairage, la température et la ventilation sur l’occupation réelle, les fenêtres coupent la climatisation dès qu’on les ouvre, les luminaires LED s’ajustent à la lumière du jour. Les matériaux racontent la même histoire, avec 1 100 m² de pierre d’Arudy au parvis et dans l’atrium, 2 125 plantations, deux ruches en toiture et des espaces verts traités sans pesticide.
Décision 3. Le carnet d’adresses
Reste tout ce que le lieu ne fournit pas, et la liste est longue. Un événement fait travailler une vingtaine de métiers : traiteurs, artisans, agences réceptives, imprimeurs, graphistes, DJ, musiciens, animateurs, présentateurs. Chacun arrive avec ses kilomètres, son matériel et ses déchets.
Vous choisissez rarement ces prestataires vous-même. Vous choisissez un lieu, et le lieu vous ouvre son carnet d’adresses. Savoir d’où viennent ces adresses vaut donc largement une question en rendez-vous.
Un traiteur à vingt minutes et un traiteur à quatre heures ne servent pas le même repas au bilan carbone. La règle vaut pour l’impression, la scénographie, l’animation. Elle décide aussi de ce que votre budget laisse derrière lui, sur ce territoire que vous avez précisément choisi pour son caractère.
Le nôtre est basque, et c’est un choix ancien. Traiteurs, artisans, agences réceptives, imprimeurs, techniciens : l’équipe travaille avec des prestataires qu’elle connaît, et qui connaissent le bâtiment. Vous y gagnez des kilomètres, mais aussi des heures de calage en moins, ce qui se voit le jour J. Même logique pour le quotidien du lieu, avec un café torréfié localement, les mégots collectés par Tree6clope et les déchets organiques par Les Alchimistes.
Le team building obéit à la même règle, et c’est sans doute là qu’elle est la plus agréable à appliquer. Une initiation au rugby, des beach games, une sortie à vélo, un escape game : tout se monte ici, avec des intervenants locaux. Vos équipes repartent avec le souvenir d’un territoire plutôt qu’avec celui d’une animation interchangeable, et personne n’a eu besoin de traverser la France pour l’organiser.
En face de vous, un seul chef de projet pilote l’ensemble, avant, pendant et après, avec plus de 1 000 événements organisés ici depuis 2021.
Ce qu’il reste à trancher
Trois questions suffisent à la première réunion de cadrage. D’où partiront vos participants et combien peuvent venir en train. Combien d’adresses la journée demande, et ce que le lieu fournit déjà sans location extérieure. D’où viennent les prestataires qu’on vous proposera. Posez-les dans cet ordre et vous aurez traité l’essentiel avant même d’avoir parlé de décoration.
Les erreurs, elles, se ressemblent toutes. On choisit la destination avant de regarder d’où partent les équipes. On place la RSE en dernière page du cahier des charges, quand tous les arbitrages sont faits. On soigne ce qui se voit et on laisse filer ce qui pèse. On oublie de mesurer, donc on ne saura pas quoi améliorer l’année prochaine.
Rien de tout cela ne demande de renoncer à quoi que ce soit. Un lieu singulier, bien équipé et bien desservi réduit votre impact au lieu de l’augmenter. Vos équipes, elles, se souviendront de la journée, pas du bilan.
Questions fréquentes
Un séminaire responsable coûte-t-il plus cher ?
Pas nécessairement. Les décisions qui pèsent le plus sur le bilan réduisent souvent la facture : moins de trajets, moins de navettes, moins de matériel loué et transporté. Le surcoût apparaît plutôt sur des postes secondaires, comme une restauration très qualitative.
Quel est le premier poste d’émission d’un séminaire d’entreprise ?
Le déplacement des participants. L’ADEME indique que les déplacements des participants représentent souvent le poste d’émission de CO2 le plus conséquent d’un événement. Les répartitions chiffrées publiées portent sur des cas particuliers et ne se transposent pas telles quelles à un séminaire d’entreprise.
Faut-il renoncer à un lieu qui sort de l’ordinaire ?
Non. Un lieu singulier, bien équipé et bien situé réduit votre impact au lieu de l’augmenter : il évite les transferts, les locations de matériel et les prestataires venus de loin.
Comment mesurer l’empreinte carbone de son séminaire ?
Commencez par les trajets : demandez à chaque participant sa ville de départ et son mode de transport, puis utilisez le simulateur Impact Transport de l’ADEME. Ajoutez ensuite la restauration, l’hébergement et le matériel produit pour l’occasion.
Qu’est-ce que la norme ISO 20121 ?
ISO 20121 est la norme internationale des systèmes de management responsable appliqués à l’activité événementielle. Publiée en 2012 et révisée en 2024, elle donne un cadre pour identifier les impacts d’un événement, agir dessus et rendre compte des résultats.
Combien de personnes peut-on réunir au Connecteur ?
De la réunion de comité de direction à la plénière. L’auditorium accueille 303 personnes, l’atrium jusqu’à 360, l’amphithéâtre 90, le forum 150 et le rooftop 100. Nos nombreuses salles de réunion permettent de découper la journée en ateliers.
Parlons de votre prochaine journée
Notre équipe événementielle construit ce type de séminaire toute l’année, à Biarritz. Racontez-nous le vôtre.
