Organiser un séminaire d’entreprise impactant : suivez le guide

7 février 2023

Organiser un séminaire d’entreprise peut s’avérer un vrai casse-tête. Ce type d’évènement professionnel combine plusieurs dimensions : stratégique évidemment, marketing et humaine. Il est l’occasion de rassembler l’ensemble de vos collaborateurs dans un environnement qui sorte de l’ordinaire. C’est aussi le moment propice pour faire un point sur vos activités, présenter une nouvelle feuille de route et féliciter l’équipe. Maitrisez-vous bien les paramètres à prendre en compte avant, pendant et après votre séminaire ? Nous vous partageons ici les clés pour l’organisation d’un événement d’entreprise fédérateur et inspirant.

Organiser un séminaire d’entreprise : mettre tous les atouts de votre côté

La réussite d’un séminaire d’entreprise dépend de la logistique, des moyens et des techniques mis en œuvre. Voici les critères à prendre absolument en compte en amont de l’évènement.

Les prérequis

La condition première du succès d’un tel évènement d’entreprise : sa fréquentation. La présence de vos employés aura beau être obligatoire cela ne signifie pas qu’ils seront enclins à y prendre part. Le choix de la date, du lieu et de l’heure aura donc un impact notoire. Veillez à privilégier un créneau qui n’empiète pas sur la vie privée de vos collaborateurs ainsi qu’un site central et facilement accessible. 

La sélection du lieu est une étape supplémentaire afin d’obtenir l’adhésion de tous. Pour mettre vos équipes dans les meilleures dispositions, pensez :

  • à la capacité d’accueil ;
  • au confort (fauteuil, acoustique, température) ;
  • aux équipements (visio, écran géant, micro, pupitre, etc.) ;

Maintenant que le squelette est en place, découvrons les éléments cruciaux qui font souvent défaut à un séminaire d’entreprise.

Assurer une réelle déconnexion

« Les possesseurs de smartphone subiraient une interruption toutes les 7 à 20 minutes »

La Fabrique du crétin digital — Michel Desmurget

Notre qualité d’attention est directement impactée par la quantité de distractions perçues par notre cerveau. De même, notre capacité à mémoriser est influencée négativement par un environnement bruyant et agité. Plus vous veillerez à préserver votre auditoire de l’extérieur, plus il vous écoutera.

Il existe des moyens simples pour éloigner vos équipes des sollicitations continues des clients, des collègues et de leur entourage. Lors de l’organisation d’un séminaire, il apparait incontournable de sortir des murs de l’entreprise et de se couper de son activité.

Faites également en sorte d’éliminer un maximum de divertissements, tels que les notifications téléphoniques ou les emails. Comment faire ? Invitez vos collaborateurs à ranger ordinateurs et tablettes et à passer leurs téléphones en mode avion ou à couper son et vibration.

Alterner période de concentration et de repos

Un séminaire d’entreprise nécessite plusieurs heures de présentation et de discussions. Pour ne pas perdre l’attention et l’intérêt de vos équipes, il vous faudra proposer des pauses. De courtes interruptions au sein même de la pièce puis un moment de partage plus long et festif dans une salle annexe.

Inspirez-vous de la méthode Pomodoro et du rythme biologique humain pour orchestrer votre réunion : 1 h 30 de concentration puis 15 min de détente. Pour gagner du temps, louez une pièce modulable ou disposant d’un espace de réunion combiné à un coin canapé. Vous pouvez aussi vous faciliter la vie et organisez un séminaire sur-mesure en faisant appel à une équipe évènementielle intégrée au lieu.

Organisation d’un séminaire : les objectifs du jour J

Vous avez travaillé à la préparation de cette grande messe avec soin, vous avez trouvé la salle parfaite, il vous reste à vous atteler au contenu. Voici nos recommandations afin de réussir à transmettre vos idées et vos envies pour l’entreprise.

Faire passer votre message

courbe d'attention et de productivité
Structure d’un séminaire efficace : suivre la courbe d’attention

Un séminaire est un évènement annuel qui permet de faire le point sur l’activité de la période passée. Il est aussi l’occasion de partager les changements au sein de la société et les objectifs pour l’avenir. Il existe des techniques afin d’introduire et de transmettre ce type d’informations, particulièrement denses et capitales :

  • varier les supports (bullet points, image, vidéo, statistiques et données chiffrées, avant/après) ;
  • hiérarchiser les informations et sélectionner le support associé en fonction de la courbe d’attention :
    • début de la courbe ascendante = capter l’attention avec des chiffres ;
    • pic d’attention = message le plus long, complexe et important ;
    • fin de la période de travail productif = faciliter la mémorisation avec des visuels parlants (image, pictogramme).
  • interpeler et pousser à la participation ;
  • intégrer et mettre en avant les bons résultats de manière nominative.

Préciser la vision d’entreprise

Un séminaire part d’un état des lieux pour déboucher sur une réunion de lancement pour la nouvelle année. Mais à quoi bon objectiver vos ressources, fixer les priorités et les délais si personne n’en comprend la finalité ? Commencer par communiquer clairement votre vision pour l’entreprise. Expliquer vers quoi vous souhaitez tendre et pourquoi.

Cette présentation de la direction stratégique d’une entreprise est trop rarement partagée alors qu’elle participe grandement au sentiment d’appartenance et de fidélité. Fournir une vision d’ensemble des activités et du futur de la société donne du sens au travail de chacun. Cette quête de sens est un phénomène très marqué qui pousse de nombreux employés à se reconvertir et à quitter leur emploi.

organisation seminaire entreprise
Pour votre séminaire, mixer travail et plaisir

Un séminaire professionnel : les enjeux pour votre business

Un événement d’entreprise doit avoir un impact à long terme sur l’investissement et l’état d’esprit de vos employés. Pour ce faire, vous pouvez compter sur un savant mélange de réunion de travail et d’activités de détente.

« Nous passons 15 % [i]de notre vie éveillée à travailler »

Olivier Babeau, économiste et fondateur de l’Institut Sapiens

Motiver vos équipes

Le bien-être physique et mental de vos employés est un élément à prendre en compte au quotidien comme lors de l’organisation d’un séminaire. Il existe plusieurs manières de faire naitre une nouvelle dynamique au sein d’un groupe au cours de cet évènement professionnel, par exemple :

  • organiser un moment convivial dans un cadre agréable (spacieux, bien éclairé) ;
  • féliciter et mettre à l’honneur certaines réalisations et leurs responsables ;
  • marquer les esprits régulièrement tout au long de votre intervention avec des notes positives, telles que :
    • la signature d’un nouveau contrat ;
    • des recrutements en CDI ;
    • le passage à la journée de 4 jours ;
    • le déploiement du télétravail ;
    • de nouveaux avantages sociaux.
  • conclure en fixant un nouveau rendez-vous pour attester des changements et donner de la visibilité sur l’avenir.

Développer la collaboration

Dans un contexte où le travail à distance se développe, où vos équipes sont éparpillées sur différents sites ou en déplacements réguliers, le séminaire d’entreprise est l’occasion de se réunir. Ce type d’évènement et les divertissements qui l’accompagnent permettent de renforcer la cohésion de groupe.

Laissez de la place et du temps aux festivités afin de favoriser les échanges et de construire des relations de confiance. Les options sont infinies, mais graviteront toujours autour de la restauration, un ingrédient trans générationnel qui autorise les rapprochements.

Organiser un séminaire d’entreprise est l’occasion de réunir vos équipes autour de la définition d’un projet commun et porteur de sens. Grâce à cet article, vous maîtrisez désormais les éléments à prendre en compte tout au long du processus, les leviers à actionner ainsi que les bénéfices que vous pourrez en retirer. Apprenez à mieux connaitre votre première ressource et richesse, l’humain et concevez un évènement d’entreprise à la hauteur de vos ambitions.

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Article rédigé par Elorri Thicoïpé

[i][i] https://www.francetvinfo.fr/economie/emploi/carriere/vie-professionnelle/sante-au-travail/travaille-t-on-vraiment-seulement-15-de-notre-vie-comme-l-affirme-le-fondateur-de-l-institut-sapiens_3775761.html

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